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Un paso esencial en la planificación del proyecto es definir el alcance del proyecto, lo que implica documentar objetivos específicos, entregables, tareas, costos y plazos para informar a las partes interesadas y mantener al equipo enfocado. Esta documentación se conoce como una declaración de alcance, que establece los límites del proyecto, asigna responsabilidades y describe los procedimientos de aprobación. Una declaración de alcance bien definida ayuda a todas las partes interesadas a comprender el proyecto, proporciona una hoja de ruta para la asignación de tareas, la programación y el presupuesto, y enfoca a los miembros del equipo en objetivos comunes. También ayuda a prevenir que los proyectos se expandan más allá de su visión inicial. Anticipar la evolución del proyecto e incluir pautas para solicitudes de cambio mejora la capacidad del equipo para gestionar los cambios necesarios de manera efectiva.
