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Los empleadores están obligados por las leyes estatales y federales a mantener archivos de personal, que son esenciales para organizar la información y los registros de los empleados. El período de retención de estos archivos ha cambiado de tres a cuatro años en California, lo que requiere que los archivos se mantengan durante el empleo y durante cuatro años después de la terminación. Mantener archivos de personal no solo es un requisito legal, sino que también ayuda a rastrear los datos y métricas de los empleados. Asegurar la confidencialidad de estos archivos es crucial; deben almacenarse de manera segura para prevenir pérdidas, daños o accesos no autorizados. Además, los empleadores siempre deben tener una copia de seguridad de estos archivos.